1. Notre engagement

Écoute Entraide s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés ou qui sont recueillis par l’organisme. Nous reconnaissons que pour garder la confiance que le public nous accorde, nous devons faire preuve de transparence et de responsabilité dans la gestion adéquate des renseignements contenus dans nos dossiers. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous le faisons. Elle détaille également comment nous préservons la confidentialité des renseignements personnels lorsque vous échangez avec Écoute Entraide et les droits que vous avez à l’égard de vos renseignements personnels.

2. Que sont les « renseignements personnels »?

Dans la présente politique, le terme « renseignement personnel » s’entend généralement de toute information permettant d’identifier une personne, notamment son nom, son adresse résidentielle, son numéro de téléphone, sa date de naissance, etc. Les renseignements qui sont anonymisés ou agrégés et qui ne peuvent être associés directement ou indirectement à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

3. Quels types de renseignements personnels recueillons-nous?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Lorsque vous contactez notre direction par courriel : les renseignements personnels contenus de votre courriel.
• Lorsque vous postulez pour devenir bénévole : les renseignements contenus dans le formulaire d’adhésion.
• Lorsque vous effectuez un don à Écoute Entraide : les renseignements contenus dans le formulaire de don.
• Lorsque vous visitez notre site Web : nous utilisons des témoins de connexion (cookies) pour recueillir certains renseignements techniques lorsque vous visitez notre site Web, par exemple votre adresse IP, votre fournisseur de services Internet, le type d’appareil ou de navigateur que vous utilisez, la région où vous vous trouvez, le site à partir duquel vous accédez à notre site Web. Ces renseignements ne permettent pas de vous identifier directement et sont utilisés pour améliorer le contenu du site Web et en faciliter l’accès. Ces renseignements peuvent être stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Nous utilisons Google Analytics, qui nous permet de voir des renseignements sur les activités de l’utilisateur, y compris les pages qu’il a consultées, la source et le temps qu’il a passé sur notre site Web. Ces renseignements sont dépersonnalisés et affichés sous forme de chiffres, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés pour identifier l’utilisateur. Vous pouvez désactiver l’utilisation de Google Analytics en visitant la page de désactivation de Google Analytics.

Lorsque vous nous contactez sur la ligne d’écoute, votre appel est anonyme. Ainsi, nous ne conservons pas de notes de votre appel ni d’information visant à vous identifier. Notre système téléphonique peut enregistrer votre numéro de téléphone, et nos bénévoles peuvent recueillir certains renseignements à des fins statistiques, comme des données démographiques (âge et genre), le type de problématique discutée, les ressources qui ont été offertes et le moment et la durée de l’appel. Toutefois, ces renseignements ne permettent pas de vous identifier.

Lorsque vous participez aux groupes d’entraide, nous ne collectons que votre prénom.

4. Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous. Nous ne les utiliserons pas à d’autres fins sans votre autorisation.

• Pour répondre à vos demandes lorsque vous contactez la direction d’Écoute Entraide;
• Pour des fins de formation notamment pour améliorer nos techniques d’écoute active;
• Pour produire des statistiques anonymes sur les personnes qui utilisent nos services et sur les problématiques qui les poussent à contacter Écoute Entraide;
• Si vous effectuez une demande pour devenir bénévole, pour traiter votre demande;
• Si vous êtes bénévole, pour gérer notre relation avec vous;
• Pour se conformer aux exigences légales applicables.

5. Qui peut avoir accès aux renseignements personnels que nous recueillons?

Nous nous engageons à offrir des services confidentiels et anonymes. Soyez assuré qu’en aucun temps les renseignements personnels recueillis ne seront rendus publics. Les personnes qui pourraient avoir accès aux renseignements personnels recueillis sont les suivantes : 

• Les bénévoles et la permanence d’Écoute Entraide lorsque l’accès aux renseignements est nécessaire pour accomplir leurs tâches. Notez toutefois que nous ne conservons pas de renseignements permettant de vous identifier lorsque vous contactez notre ligne d’écoute. 
• Dans certains cas, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services par exemple pour effectuer l’entreposage de renseignements personnels. Ces fournisseurs de services sont tenus de n’utiliser vos renseignements personnels que pour les fins de fournir les services requis et ils doivent les protéger par des mesures de sécurité adéquates. 
• D’autres personnes à qui la loi exige la communication de renseignements personnels dans des circonstances très précises notamment si la communication du renseignement est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

6. Comment conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conservons les renseignements personnels recueillis pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique. Ainsi, lorsque l’utilisation prévue d’un renseignement personnel est terminée, le renseignement est détruit, supprimé ou anonymisé, sauf si la loi nous oblige à le conserver. Nous prenons les mesures de sécurité raisonnables, de nature matérielle, administrative et technique, pour assurer la protection des renseignements personnels contre le vol ou l’accès non autorisé. Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec. Toutefois, les renseignements stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder.

7. Comment avoir accès à vos renseignements personnels et les corriger?

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et à demander de les faire corriger si vous constatez des erreurs. Pour toute demande, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées indiquées sous la rubrique « Contactez-nous ».

8. Modification de la politique

Écoute Entraide se réserve le droit de modifier en tout temps sa politique de confidentialité. Si nécessaire, nous en aviserons les personnes concernées. Toute modification prend effet au moment où nous affichons la politique révisée sur notre site Web. La date d’entrée en vigueur figurant en haut de la politique indique sa dernière mise à jour.

9. Formation

Afin d’assurer la qualité de notre service d’écoute, il est possible que certains appels que nous recevons soient écoutés par un.e accompagnateur.trice formé.e pour des fins de formation. Aucun appel n’est enregistré.

Écoute Entraide a lancé un programme nommé Réunir qui offre de la formation en entreprise. Les données recueillies par ce programme sont confidentielles et ne sont pas partagées.

10. Contactez-nous

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
direction@ecoute-entraide.org
514 278-2133 #1